Office manager

WSP jest wiodącą na świecie firmą inżynieryjną, specjalizującą się w infrastrukturze, transporcie, ochronie środowiska, energii i budynkach.

Mamy jasną wizję tego, w jaki sposób chcemy pomóc uczynić świat lepszym miejscem, wspierając społeczności i to, co jest naprawdę ważne dla naszej przyszłości.

Ze względu na dynamiczny rozwój na rynku, WSP w Polsce poszukuje ekspertów do naszego działu Administracji. Obecnie poszukujemy osoby na stanowisko Office manager do naszego biura w Warszawie.

W tej roli dołączysz do wielobranżowego zespołu, który odzwierciedla podstawowe wartości naszej firmy: solidarność, pasję do realizacji złożonych projektów na dużą skalę oraz innowacyjność i życzliwość.

TWOJA NOWA ROLA, CO BĘDZIESZ ROBIĆ?

• Organizować i koordynować codzienne funkcjonowanie biura.
• Kontaktować się z administracją budynku oraz dbać o wynajem, ubezpieczenie i wyposażenie biura.
• Zarządzać współpracą z dostawcami — negocjować umowy, zamawiać usługi i materiały.
• Nadzorować flotę samochodową i kwestie ubezpieczeń firmowych.
• Monitorować koszty administracyjne i dbać o budżet biura.
• Zgłaszać usterki, nadzorować porządek oraz serwis i konserwację.
• Organizować wydarzenia wewnętrzne i zewnętrzne.
• Koordynować współpracę z zewnętrzną firmą BHP lub samodzielnie nadzorować zgodność biura z przepisami (w zależności od kwalifikacji).
• Wspierać i kierować pracą recepcji.

ZESPÓŁ

Zespół Administracji to interdyscyplinarna jednostka wspierająca codzienne funkcjonowanie firmy. W jego skład wchodzą osoby odpowiedzialne za administrację biura, wsparcie HR, marketing, IT oraz księgowość. Zakres działań zespołu obejmuje zarówno bieżące operacje biurowe, jak i współpracę z globalnymi strukturami firmy w obszarach personalnych, finansowych i technologicznych.

W centrum zespołu znajduje się stanowisko Office Managera – osoby koordynującej życie biura, kontakt z administracją budynku, nadzór nad flotą samochodową, rezerwacje podróży służbowych oraz organizację wydarzeń firmowych. To rola łącząca dbałość o szczegóły z codziennym wsparciem dla pracowników i gości biura.

Zespół Administracji współtworzy środowisko pracy sprzyjające efektywności, komunikacji i komfortowi – będąc nieodłączną częścią zaplecza organizacyjnego firmy.

CO BY BYŁO, GDYBYŚ TO BYŁ TY?

NASZE WYMAGANIA:

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (np. Office Manager, Office Coordinator).
• Samodzielność, dobra organizacja pracy i wielozadaniowość.
• Komunikatywność i łatwość w nawiązywaniu kontaktów z dostawcami, serwisami, administracją.
• Znajomość obsługi biura: zamówienia, współpraca z serwisami, flota, ubezpieczenia, podróże służbowe itp.
• Umiejętność pracy z budżetem i kontrolą kosztów.
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office (szczególnie Excel, Outlook).
• Dobra znajomość języka angielskiego.
• Mile widziane: doświadczenie we współpracy z firmami BHP lub uprawnienia do pełnienia funkcji inspektora BHP.

OFERUJEMY:

• Rozwój w międzynarodowej firmie;
• Opiekę medyczną;
• Dofinansowanie do karty Multisport;
• Dostęp do platformy wellbeing (w tym 5 bezpłatnych konsultacji z psychologiem, prawnikiem i/lub doradcą finansowym rocznie);
• Dofinansowanie do lekcji językowych;
• Możliwość rozwoju zawodowego.

CO CI SIĘ U NAS SPODOBA:

• Środowisko pracy inspirowane różnorodnością, napędzane przez integrację.
• Nasza elastyczna organizacja pracy - doceniamy wartość równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i zachęcamy do jej znalezienia.
• WSP dba o to, aby świat wokół nas był lepszy, w tym środowisko, infrastruktura transportowa, budynki i zagospodarowanie gruntów.
• Doskonałe perspektywy zawodowe. Szybko się rozwijamy i każdego dnia dążymy do przekraczania własnych granic. Jesteśmy otwarci na Twoje pomysły i chcemy podejmować nowe wyzwania. Tworzymy atmosferę wsparcia, w której stawiamy na rozwój i szkolenia.
• WSP to kultura współpracy z ludźmi, którzy posiadają wyjątkowe umiejętności. Przyjdź i odkryj nasz niezwykły zespół!

NASZ PROCES REKRUTACJI:

1. Przegląd CV: Rozpoczniemy od obejrzenia Twojego CV, aby lepiej poznać Twoje kompetencje i doświadczenie.
2. Rozmowa telefoniczna: Nasz rekruter skontaktuje się z Tobą, aby ustalić termin i warunki rozmowy rekrutacyjnej.
3. Rozmowa z działem HR/kierownikiem działu: Spotkasz się z naszym zespołem rekrutacyjnym i/lub kierownikiem działu, abyśmy mogli ocenić Twoje umiejętności techniczne i inne kompetencje.
4. Druga rozmowa kwalifikacyjna z kierownikiem działu (ewentualnie): Spotkanie z kierownikiem działu w celu omówienia potencjalnej roli i naszej wizji strategicznej.

NASZA FIRMA:

Rozważając zmianę pracy, ważne jest, aby podjąć zatrudnienie w firmie, która jest zgodna z Twoimi wartościami i celami, w której możesz się odnaleźć.

Jesteśmy jedną z wiodących na świecie firm inżynieryjnych i świadczących specjalistyczne usługi. Nasi zaufani pracownicy mają wspólny cel, jakim jest wywieranie pozytywnego i trwałego wpływu na społeczność, której służymy, poprzez rozwój kultury innowacji, uczciwości i integracji.

Wahasz się, czy złożyć aplikację? Zrób to! Jesteśmy dumni z promowania różnorodności, równych szans i integracji zawodowej w naszych zespołach i jesteśmy przekonani, że nasza różnorodność i inkluzywne środowisko pracy przyczyniają się do naszego rozwoju. Wszystkie aplikacje zostaną szczegółowo rozpatrzone.

#LI-KM1