Project Assistant

Dla naszego klienta – międzynarodowej firmy z branży morskiej rekrutujemy obecnie na stanowisko Project Assistant do obsługi zespołów projektowych.

Będziesz odpowiadać za obsługę i wsparcie administracyjne projektów – ze szczególnym naciskiem na koordynację harmonogramów w MS Project oraz organizację pracy zespołu projektowego.

Zakres obowiązków:

• aktualizacja harmonogramów projektowych w MS Project – wprowadzanie nowych zadań, statusowanie postępów, weryfikacja zależności, kamieni milowych i terminów na podstawie danych od członków zespołu projektowego,
• weryfikacja i kontrola spójności danych harmonogramowych – monitorowanie zgodności zapisów w harmonogramach z rzeczywistym stanem realizacji zadań oraz raportowanie rozbieżności Project Managerowi,
• bieżące wprowadzanie danych do systemów wspierających realizację projektów (MS Project, Workday, Excel, inne narzędzia PMIS)
• organizacja spotkań projektowych – koordynacja terminów, rezerwacja sal, przygotowanie sprzętu i materiałów, sporządzanie notatek i ich dystrybucja po spotkaniach,
• obsługa korespondencji projektowej – rejestrowanie, wysyłka i archiwizacja dokumentacji papierowej i elektronicznej (w tym protokoły, zestawienia, plany),
• wsparcie komunikacji wewnętrznej w projektach – przekazywanie informacji między członkami zespołu, przypomnienia o terminach, egzekwowanie aktualizacji danych
• przygotowywanie prostych zestawień i raportów dotyczących statusu zadań, terminów, ryzyk i dokumentacji projektowej,
• tworzenie i utrzymywanie porządku w dokumentacji projektowej – zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi i zasadami BHP,
• wsparcie administracyjne zespołu projektowego – przygotowywanie szablonów dokumentów, pakietów informacyjnych i bieżących rejestrów.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe (min. licencjat) w zakresie administracji, zarządzania, logistyki, inżynierii lub pokrewnym,
• min.2 lata doświadczenia w pracy administracyjnej lub asystenckiej, najlepiej w środowisku projektowym,
• bardzo dobra znajomość MS Project – umiejętność samodzielnej pracy z harmonogramami, w tym tworzenia, edycji i analizy zadań,
• dobra znajomość MS Office (w szczególności Excel, Outlook, Word),
• znajomość systemów typu PMIS oraz Workday będzie dodatkowym atutem,
• znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 – umożliwiająca komunikację w zespole międzynarodowym i pracę z dokumentacją projektową,
• umiejętność pracy zespołowej, organizacyjnej i komunikacyjnej, dokładność, samodzielność, proaktywność.

Klient oferuje:

• Umowę o pracę, pakiet benefitów oraz stabilne zatrudnienie w renomowanej organizacji,
• Możliwość pracy w projektach o dużej skali i rozwoju w strukturach projektowych,
• Dostęp do szkoleń wewnętrznych oraz narzędzi wspierających zarządzanie projektami,
• Przyjazną atmosferę pracy w doświadczonym, wspierającym zespole.