Referent ds. administracji (1 etat) w Dziale Zieleni Niskiej

I. Określenie stanowiska urzędniczego:

Referent ds. administracji (1 etat) w Dziale Zieleni Niskiej

II. Kandydat przystępujący do naboru winien spełniać następujące wymagania:

1. Niezbędne:

• wykształcenie średnie;
• przy wykształceniu średnim wymagane jest 2-letnie doświadczenie w pracy biurowej, natomiast przy wykształceniu wyższym doświadczenie nie jest wymagane;
• znajomość obsługi komputera w zakresie aplikacji Office w tym biegła obsługa Excela;
• umiejętność organizacji pracy własnej;
• umiejętność pracy w zespole;
• posiadanie cech osobowych takich jak: samodzielność, systematyczność, terminowość;
• obywatelstwo polskie;
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
• niekaralność – brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• nieposzlakowana opinia.

2. Pożądane:

• wykształcenie wyższe w zakresie administracji lub ekonomii;
• posiadanie 3-letniego doświadczenia w pracy administracyjnej w jednostce samorządowej;
• znajomość przepisów prawnych związanych z administracją i finansami publicznymi;

III. Zakres zadań wykonywanych na danym stanowisku:

• obsługa obiegu korespondencji w Dziale Zieleni Niskiej;
• obsługa zapotrzebowania na materiały biurowe;
• nadzór nad przechowaniem dokumentacji z zamówień publicznych prowadzonych w Dziale Zieleni Niskiej
• pomoc w archiwizacji oraz uporządkowywaniu dokumentacji prowadzonej przez Dział Zieleni Niskiej;
• współpraca z pracownikami Działu Zieleni Niskiej w zakresie:
• rozliczania pod względem rzeczowym i finansowym prac realizowanych na rzecz GZDiZ przez poszczególnych wykonawców;
• przygotowywania dokumentacji do postępowań do 130 tys. zł oraz powyżej 130 tys. zł
  (w tym zadań realizowanych przez GZDiZ ze środków GFOŚ i GW, WFOŚiGW, Rad Dzielnic, Budżetu obywatelskiego) oraz udział w procesie wyłaniania wykonawców;
• redagowania pism,
• opracowywania zestawień finansowych,
• pomoc w sporządzaniu umów oraz aneksów do umów;
• kontrola obiegu faktur i terminów płatności oraz w obsłudze wewnętrznego rejestru faktur;
• pomoc w przygotowaniu, sprawdzaniu i ewidencjonowaniu dokumentów dot. środków trwałych (PT/OT);
• redagowanie pism i dokumentów, prowadzenie bieżącej korespondencji;
• obsługa programu OTAGO; EZD;
• obsługa zgłoszeń pochodzących z GCK oraz z innych źródeł;
• współudział w sporządzaniu zestawień zamówień, planów zamówień i planów finansowych GZDiZ w zakresie zadań Działu Zieleni Niskie oraz w przygotowywaniu raportów, sprawozdań z zadań realizowanych w Dziale Zieleni Niskiej;
• współudział w sporządzaniu planów kwartalnych i rocznych GZDiZ w zakresie bieżącego utrzymania zieleni oraz zadań celowych i inwestycji związanych zielenią niską oraz wyposażeniem terenów zieleni;
• stosowanie i przestrzeganie przepisów obowiązujących aktów prawnych, w szczególności: KPA, Ustawy o finansach publicznych oraz Ustawy Prawo Zamówień Publicznych;
• współpraca z innymi Działami GZDiZ w zakresie powierzonych zadań;
• wykonywanie innych poleceń kierownika Działu, zastępcy kierownika Działu lub Dyrektorów GZDiZ dotyczących kwestii administracyjnych w zakresie wynikającym z posiadanych kwalifikacji zawodowych i powierzonych obowiązków oraz wchodzących w zakres pracy Działu Zieleni Niskiej;
• dbanie o ład i porządek w miejscu pracy;
• stosowanie przepisów BHP i ppoż.

IV. Informacja o warunkach pracy na stanowisku:

• praca biurowa;
• praca przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

V. Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce jest wyższy niż 6%.

VI. Wymagane dokumenty aplikacyjne:

• list motywacyjny oraz informacje (np. cv), o których mowa w art. 221 1 ustawy
  z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r., nr 21, poz.94 ze zm.) tj. imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres dla korespondencji), wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
• kserokopie dokumentów poświadczających wymagane wykształcenie (dyplomy, świadectwa),
• kserokopie dokumentów potwierdzających dodatkowe kwalifikacje (ukończone studia podyplomowe, kursy, zdobyte uprawnienia, certyfikaty umiejętności lub certyfikaty językowe);
• kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy;

oraz na podstawie art. 221 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998r., nr 21, poz.94 ze zm.), w związku z art. 6 i 13 ustawy o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r.:

• oświadczenie kandydata o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie ścigane
  z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe (w przypadku zatrudnienia, kandydat zobowiązany zostanie do dostarczenia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego),
• oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o nieposzlakowanej opinii;

oraz

• oświadczenie, wyrażające zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji, jeśli przekazane dane osobowe wykraczają poza wskazany wyżej zakres ( na podst. art. 221a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r., nr 21, poz.94 ze zm.).

Złożone dokumenty należy podpisać własnoręcznym podpisem.

Jednocześnie zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)
z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Gdański Zarząd Dróg i Zieleni (GZDiZ) informuje, iż:

• administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z naborem na wolne stanowisko urzędnicze jest GZDiZ;
• kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w GZDiZ – [email protected], tel. 58 52 44 509;
• dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb rekrutacji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c (w odniesieniu do danych wymaganych do przeprowadzenia procesu rekrutacji) oraz art. 6 ust. 1 lit. a (w przypadku przekazania danych, które nie są wskazane w ogłoszeniu o naborze jako dane niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji) RODO, w związku z przepisami Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., ustawy o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r. oraz Zarządzenia 18/2009 Dyrektora GZDiZ z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowisku urzędnicze w GZDiZ;
• dane osobowe będą przechowywane zgodnie z procedurą zawartą w Zarządzeniu 18/2009 Dyrektora GZDiZ z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze w GZDiZ, w przypadku osób niezatrudnionych w GZDiZ nie dłużej niż przez 2 lata;
• odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. sądy, prokuratura, policja), jeśli wystąpią do GZDiZ o udostępnienie tych danych, oraz firmy świadczące usługi informatyczne na rzecz GZDiZ (w związku z przetwarzaniem danych osobowych w systemach informatycznych użytkowanych przez GZDiZ);
• GZDiZ nie zamierza przekazywać do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie;
• osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
• osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• podanie danych osobowych wskazanych w ogłoszeniu o naborze jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji w oparciu o przepisy prawa, a w pozostałym zakresie jest w pełni dobrowolne;
• dane osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania.

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, w Gdańskim Zarządzie Dróg i Zieleni, opracowano wewnętrzną procedurę zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Informacje na temat procedury dostępne są w BIP – Gdański Zarząd Dróg i Zieleni.

Oferujemy pracę:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• umowa o pracę na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy, z możliwością jej przedłużenia,
• oferowane wynagrodzenie w przedziale: 6.739,00 zł – 8.204,00 zł brutto. Ostateczna kwota będzie uzależniona od posiadanego doświadczenia i kompetencji.

W skład wynagrodzenia wchodzą: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, premia regulaminowa w wysokości 15%, premia motywacyjna (zgodnie z regulaminem wynagradzania
i premiowania pracowników GZDiZ).

• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka” zgodnie z Ustawą z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej;
• nagrody jubileuszowe zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych;
• dofinansowanie do wypoczynku oraz do karty sportowej z ZFŚS.

Termin składania aplikacji od dnia 11.08.2025 r. do dnia 20.08.2025 r. (liczy się data wpływu do GZDiZ).

Zainteresowane osoby prosimy o składanie ofert osobiście, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Nabór na stanowisko: referent ds. administracji”, w biurze obsługi klienta GZDiZ budynek „A” przy ul. Partyzantów 36, 80-254 Gdańsk lub listownie na adres Gdańskiego Zarządu Dróg i Zieleni: ul. Partyzantów 36, 80-254 Gdańsk. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona w BIP (www.bip.gdansk.pl), na stronie internetowej GZDiZ (www.gzdiz.gda.pl) oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie Gdańskiego Zarządu Dróg
i Zieleni. Informujemy, że złożonych ofert nie odsyłamy.